レコードマネジメントとは

レコードマネジメントの概念である文書・記録情報の作成からアーカイブ・廃棄に至るまでのライフサイクル（作成、伝達/処理、保管、保存廃棄、アーカイブ）を構築することにより、記録情報の新陳代謝・業務の効率化を促進します。

• 文書のライフサイクル
• 作成
• 処理/活用
• 電子化
• 保存
• 廃棄
• アーカイブズ

• 文書管理には、ライフサイクルがある

  文書には、作成(入手)、伝達(処理)、保管、保存、廃棄及びアーカイブのプロセス(ライフサイクル)があります。この一連の流れを通して文書の特性や活用頻度に応じた適切な文書の管理が必要となります。
  また、多くの企業、官公庁で、サーバ内に保管されている大量の電子文書の管理に苦慮しています。電子文書も同様に、適宜新陳代謝を促進する仕組みを構築することで、必要な情報検索の迅速化やセキュリティ対策が可能となります。

  

• 仕事は、文書主義が原則

  文書管理では、ライフサイクル管理の最初に位置する「作成」のプロセスは、非常に重要とみなされています。特に官公庁においては、情報公開法（自治体では情報公開条例）制定以後、この文書作成のプロセスの重要性が一段と高まったのです。説明責任の観点からも必要な文書が作成されていなければ、情報公開請求時に文書不存在となります。
  また、官公庁には昔から「文書主義」の原則が存在し、仕事は文書を通じて行うということが基本原則となっていたことからも、「作成」のプロセスが重要視されるのは至極当然のことといえるでしょう。
  
  民間企業や他の組織においても共通する仕事の原則であり、やはり文書の「作成」というプロセスが、業務を正確に確実に遂行するための重要かつ不可欠なプロセスとなっていることを理解する必要があります。民間企業においても経営方針や重要事項に係わる意思決定及び業務遂行についての文書が作成され、記録として残っていなければ、何か問題が起こっても事後に評価や検証ができず、原因追及や再発防止策の立案もできないからです。

  

• 煩雑になりやすい文書の処理/活用場面

  作成した文書の活用の場面は様々です。通知、連絡、起案、決裁、会議資料、議事録、契約書、計画書、報告書など、様々な文書を介して、承認や決裁、伝達、配布などの種々の業務処理が行われます。また自分の組織で作成したものだけでなく、他の組織、個人が作成した文書を受領するという取得文書も含まれますから、さらに活用場面が広がります。

  ICTの情報活用革命

  活用形態も様々で、組織内の一部門だけの活用ではなく、多数の部門をまたぐ活用、あるいは組織全体での活用すなわち情報共有へと拡大します。情報共有は、社内ネットワークの進展により、紙文書の時代とは段違いの広がりを見せた分野です。デジタル化、ネットワーク化が情報活用の世界に革命を起こしたといっていいでしょう。

  紙文書と電子文書の重複管理で業務処理が増大

  現在のオフィスの状況は、紙文書と電子文書が無秩序に混在していると言うこともできます。いずれのオフィスにおいても文書の作成は電子的に行われますが、その後の処理／活用の段階では紙にするケースが多いのです。しかも、どのように紙と電子の使い分けを行うかといったルールを持つ組織はあまりないのではないでしょうか。将来的には電子的に作成した文書は、紙にプリントしないでそのまま電子的に処理／活用し、電子的に保存することが求められます。

  

• 文書の電子化は、統一した運用ルールが要

  一度に全ての文書を電子化することはできません。やはり特定の文書、あるいは特定の業務から段階的に電子化を進める計画が必要です。例えば原本性確保が要求される文書は取り敢えず紙で処理／活用し、社内で共有化すべき文書は社内のネットワーク上で電子的に処理／活用するなどの方法が考えられます。
  
  また、このプロセスでは、紙媒体で作成または取得した文書のファイル化を行います。あらかじめ制定された文書管理規則の分類体系に従って文書を分類し、保存期間基準に基づいて保存期間を設定し、さらに同じ種類の文書あるいは相互に密接な関係を有する文書を一つのファイルにまとめます。保存期間を設定するときには、その文書を持たないために起こるかも知れないリスクを評価しなければなりません。

  

• 文書の保存は、安全確実な環境で

  文書（ファイル）を保存するには、安全確実な環境の下で文書が保持されるよう留意しなければいけません。つまり、個人情報などの機密情報が含まれる文書（ファイル）は、紙文書ならば鍵の掛るキャビネットで保存し、盗難や不正な持ち出しを防がなくてはいけませんし、電子文書であれば、アクセス制限などの適切なセキュリティ保護のルール化が不可欠です。電子文書については、必要に応じてバックアップ措置を取ることも大事です。

  

• 安全・確実な廃棄処理

  保存期間が満了し、もはや必要のなくなった現用文書をいつまでも保有しておくことは効率的ではなく、廃棄が適正と判断された場合は、速やかに廃棄する必要があります。その場合、セキュリティの観点から復元不能な完全で確実な方法が望まれます。
  
  復元不能な方法とは、紙文書ではリサイクル（再生紙）用の溶解という手段を講じたり、また可搬型の電子媒体では単に消去するだけでなく、物理的に破壊したりするなどの方策を意味します。
  一方、保存期間が満了しても、業務上の必要性から保存期間を延長することもできます。

  

• 歴史的重要文書はアーカイブズへ

  保存期間が満了すると処分のプロセスとなり、アーカイブズへの移管か廃棄か､もしくは保存期間の延長かを選択することになるのです。人間の場合は誰もが死を迎えることになりますが、その中で歴史に残る優れた業績を上げた人の名前は死後も永遠に残ります。
  
  文書の場合もそれと少し似ていて、大部分の文書は処分の段階で廃棄になりますが、歴史的に重要な文書はアーカイブズ（公文書館等）へ移管され、永久保存となります。
  このように文書に作成から処分までのライフサイクル管理が必要なのは、基本的に情報には時間の経過と共に利用頻度が減少するという原則があるからです。